5 MẸO ĐƠN GIẢN ĐỂ GIÚP BẠN THAM GIA CÁC CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC ONLINE DỄ DÀNG

Làm việc online dường như đang trở nên thịnh hành trong thời gian gần đây bởi sự thuận tiện và tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Nếu bạn chưa quen với cách làm việc từ xa hoặc chỉ muốn tìm hiểu bí quyết, mẹo vặt về các cuộc hội nghị, hội thảo online thì bài viết này là dành cho bạn. Nào theo chân 123IN để tìm hiểu nha!


1.  Ăn mặc lịch sự như bạn đang ở văn phòng

Có thể bạn nghĩ làm việc từ xa hay làm online thì không cần chú trọng nhiều đến trang phục của mình nên bạn thoải mải mặc một bộ đồ ngủ khi làm việc. Nhưng điều đó thật đáng lo ngại khi đối mặt với đồng nghiệp trong một cuộc họp online vì chúng khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. Điều đó có nghĩa là bạn phải mặc những bộ quần áo phù hợp với văn phòng và khiến bạn trở nên chuyên nghiệp, lịch sự.


Bạn có thể kết hợp mặc áo sơ mi, thắt cà vạt cùng với quần pyjama nếu bạn chắc chắn 100% bạn không thay đổi vị trí như đứng lên ngồi xuống trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp online.


2. Lập kế hoạch trước những gì bạn muốn trình bày

Tại các cuộc họp tại văn phòng thì bạn dễ dàng tương tác và nắm bắt được tâm lý của mọi người trong cuộc họp cũng như làm chủ được tình hình trong cuộc họp.


Nhưng với cuộc họp online từ xa thì bạn lại rất khó làm được những việc này bởi nhiều lý do ảnh hưởng như: mạng Inteternet yếu, tương tác của mọi người sẽ hạn chế hơn, ….


Để tránh tình trạng này thì bạn hãy tận dụng tối đa mọi thời gian bạn có bằng cách lên kế hoạch cho những gì bạn muốn đề cập trước cuộc họp online, ghi chú lại các mục tiêu và ý kiến thảo luận của bạn (có thể sử dụng sổ tay chuyên dụng cho việc lập kế hoạch)

3. Hiểu biết phần mềm họp từ xa (Online)


Nếu chưa quen với cách làm việc từ xa, bạn có thể chưa sử dụng các công cụ như Zoom, BlueJeans, Google Hangouts hoặc WebEx cho các cuộc gọi chuyên nghiệp.


Kiến thức là sức mạnh, vì vậy khi bạn biết mình sẽ sử dụng nền tảng nào, hãy tải xuống bất kỳ phần mềm nào bạn cần và dành vài phút khám phá các công cụ và tính năng trước cuộc gọi hội nghị đã lên lịch đầu tiên.


Hầu hết tất cả các nền tảng hội nghị online đều có chung các tính năng cơ bản:


• Chia sẻ màn hình, nơi mọi người trong cuộc gọi có thể xem nội dung trên màn hình của bạn. (Mẹo: Đóng các tab trình duyệt liên quan đến giải trí và tắt tiếng mọi thông báo xã hội trước khi bắt đầu)


•Tắt tiếng, tiện dụng để tránh cho đồng nghiệp của bạn không phải gõ to.


•Trò chuyện. Bạn có thể sử dụng nó để gửi URL hoặc dự phòng trong trường hợp âm thanh của bạn bị ngắt.


• Ghi âm, có thể là một giải pháp thay thế tiện dụng cho việc ghi chú – nhưng hãy đảm bảo rằng mọi người trong cuộc gọi biết nó đang được sử dụng

4. Tạo không gian riêng tư cho nơi làm việc online


Khi bạn làm việc tại nhà, màn hình máy tính sẽ trở thành một cửa sổ thu nhỏ trong cuộc sống làm việc của bạn. Việc giữ gìn không gian, khung cảnh nơi bạn làm việc online khiến mọi người thoải mái hơn, giúp phong cách của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. 


Trước khi diễn ra cuộc họp online, bạn hãy lựa chọn một không gian đẹp, gọn gàng không có phần bừa bội. Một nơi mà bạn có thể ngồi yên trong suốt thời gian làm việc từ cuộc gọi hội nghị tại nhà và không bị gián đoạn hay làm phiền bởi một ai đó xung quanh bạn.


Một bức tường trống cũng sẽ được coi là không gian lý tưởng cho bạn. Nên tránh ngồi trước cửa sổ hoặc nguồn ánh sáng tự nhiên khác nếu bạn không muốn hình ảnh của mình bị mờ và không rõ nét.

5. Lắng nghe mọi người, giữ trật tự


Với một cuộc họp online, Bạn sẽ không nắm bắt rõ được tâm lý của mọi người trong các cuộc trò chuyện như giao tiếp bằng mắt hoặc cử chỉ tay. Điều này có nghĩa là bạn cần chú ý để mọi người có tiếng nói của họ, lắng nghe họ nhiều hơn.


Điều này thật dễ hiểu nếu một số người đang ở trong phòng họp trong khi những người khác tham gia từ xa – có khả năng những người tham dự online sẽ ít được chú ý hơn.


Hãy nghi nhận những câu hỏi hay những thắc mắc của mọi người trong cuộc họp từ xa nếu họ đang cắt ngang và làm gián đoạn bạn khi trình bày giảng giải các nội dung, vấn đề. Đồng thời nên cho phép họ có thời gian nói sau khi bạn trình bày xong. Bạn hãy nói to, rõ ràng để mọi người có thể nghe được tất cả mà không bỏ sót điều gì.


Thông qua các mẹo vặt đơn giản này 123IN tin chắc rằng bạn sẽ tự tin hơn khi tham gia các cuộc hội thảo online rồi đúng không nào? Bạn đã sẵn sàng tham gia các cuộc họp online từ xa hay chưa? Hãy thực hiện chúng đi nào để công việc bạn tốt hơn nhé! Chúc bạn thành công!