7 CÁCH TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN RA MẮT ĐÁNG NHỚ

Ra mắt sản phẩm mới? Tổ chức Sự kiện ra mắt là cơ hội tuyệt vời để chia sẻ thông điệp của thương hiệu, đánh giá sự quan tâm của khách hàng. Chìa khóa để tổ chứ 1 sự kiện thành công là phải ngắn gọn với kế hoạch của bạn và sáng tạo trong quá trình thực hiện. Đây là điều cần biết:


1-  Sắp xếp lại ngân sách của bạn


Sarah Kay, Giám đốc điều hành của Story Events, khẳng định rằng một buổi ra mắt thành công “là tất cả về ý tưởng và chi tiết, không chỉ về việc chi tiền – mọi người sẽ không thực sự chú ý nếu đó là Prosecco chứ không phải Champagne,” Sarah nói.

Lập danh sách tất cả các chi phí để tự đặt ngân sách cho sự kiện và sau đó làm việc dựa trên ngân sách đó.

Jodie Shepherd của tạp chí thời trang độc lập, Noctis nói: “Bạn cần biết những hạn chế của mình khi liên quan đến ngân sách. Dù bạn đang tung ra chương trình gì, hãy đặt cho mình một ngân sách thực tế và cân nhắc tất cả các chi phí bổ sung như phí địa điểm, ăn uống, giải trí và lắp đặt.


2-  Làm hài lòng những người khách của bạn


McDermott nói: “Xem xét những gì khách dự sự kiện của bạn mong đợi là thực sự quan trọng. Amplify hợp tác với năm nhà sáng tạo trẻ để biến một nhà kho bỏ hoang thành trung tâm sáng tạo và phòng trưng bày cho Converse: điều chỉnh các giá trị của thương hiệu và đối tượng.

Suy nghĩ về người bạn muốn gắn kết với thương hiệu của mình và điều gì sẽ gây ấn tượng nhất với họ. Hãy sáng tạo, đó là một cơ hội tốt để làm họ ngạc nhiên bằng cách đưa ra những thứ khác biệt.

Để chào mừng sự ra mắt của The Wurst of Lucky Peach, cuốn sách mới nhất của biên tập viên Lucky Peach Chris Ying, khách mời đã được cung cấp những tấm Bưu thiếp và Tờ rơi lưu niệm có tác dụng như dấu trang, một cách siêu đơn giản để thêm phần thú vị.

BẠN CŨNG CÓ THỂ THIẾT KẾ DANH THIẾP HOẶC TỜ RƠI ẤN TƯỢNG KHIẾN KHÁCH HÀNG LƯU GIỮ LẠI

3-  Mời một cách thông minh


Sarah nói: “Một trong những sai lầm lớn nhất mà mọi người mắc phải là họ soạn danh sách khách mời của mình quá muộn.

“Lập kế hoạch trước và có danh sách khách mời của bạn ngay từ đầu – bằng cách đó, bạn có thể chuẩn bị kỹ càng  từ lời mời cho đến khi thực hiện sự kiện.” Điều này cho phép bạn lập kế hoạch trước và gửi lời mời đến những vị khách đặc biệt đó.

HÃY SỬ DỤNG THƯ MỜI TRANG TRỌNG TRONG NHỮNG DỊP ĐẶC BIỆT CÙNG VỚI KHÁCH MỜI ĐẶC BIỆT, HỌ SẼ CẢM THẤY ĐƯỢC COI TRỌNG HƠN KHI ĐƯỢC MỜI


Vấn đề không chỉ là bạn mời ai mà còn có bao nhiêu người, Sarah nói: “Luôn mời nhiều hơn 50% số người mà bạn mong đợi sẽ đến, sẽ luôn có những người không thể đến được và bằng cách đó, bạn không phải chi quá nhiều đồ ăn và thức uống. ”Nếu bạn đang mời báo chí, hãy nhớ rằng họ nhận được một số lượng lớn lời mời, vì vậy hãy gửi cho họ thứ gì đó nổi bật như Bưu thiếp in sẵn có nhiều khả năng thu hút họ đến với buổi ra mắt của bạn.

4-  Xây dựng thông điệp của bạn


Một sự kiện ra mắt có thể là bất cứ điều gì từ triển lãm, cuộc trò chuyện nhóm, Hỏi đáp với những người thú vị được kết nối với thương hiệu, buổi chiếu phim, buổi đọc sách hoặc thậm chí là hội thảo trên web tương tác có sẵn trên toàn cầu trên Internet.

Mark tại Amplify cho biết: “Thông điệp của bạn phải luôn đúng với thương hiệu của bạn.

“Đừng cố trở thành thứ mà bạn không phải. Nếu bạn là một thương hiệu rượu thực sự cao cấp, một đêm câu lạc bộ phong cách Đông-London sành điệu cho buổi ra mắt của bạn có thể không phù hợp. Những ý tưởng sáng tạo  không phải lúc nào cũng phù hợp với người tiêu dùng hoặc những người ủng hộ lâu dài ”.

5- Quảng cáo sản phẩm của bạn


Khi sự kiện đang diễn ra, hãy đảm bảo rằng khách có nhiều cơ hội tìm hiểu tất cả về sản phẩm hoặc dịch vụ mới của bạn.

Chuẩn bị cho tất cả nhân viên làm việc tại sự kiện sẵn sàng (và có thể) trả lời các câu hỏi về những gì bạn làm và in một số tài liệu để mọi người mang theo.

Ngày nay, một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà bạn sẽ nhận được tại bất kỳ sự kiện nào là “Mật khẩu wifi là gì?”, Vì vậy thay vì cố gắng nhớ mã này mọi lúc, tại sao không in mã này trên một số Thẻ nhỏ và cung cấp cho khách?
Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để quảng bá bất kỳ thẻ bắt đầu bằng # nào liên quan đến sự kiện, nghĩa là khách mời có thể chụp và chia sẻ các bức ảnh từ sự kiện bằng cách sử dụng thẻ chính thức – #Winner.

6-  Chọn địa điểm

Địa điểm của bạn là một trong những khía cạnh quan trọng của sự kiện và bạn nên xem xét sớm, cùng với khái niệm sự kiện của bạn. Hãy nhớ rằng, bạn phải có ý tưởng rõ ràng về đối tượng và quy mô của mình để bắt đầu chọn địa điểm.

Quầy bar trên tầng thượng Downtown LA của Ace Hotel là địa điểm hoàn hảo cho buổi ra mắt sách Lucky Peach vì nó thu hút một số tín đồ ẩm thực sành điệu nhất thành phố. Tìm kiếm một địa điểm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn – từ quy mô, kết nối du lịch và ý tưởng.

Nếu doanh nghiệp của bạn có trụ sở tại một không gian thực, hãy cân nhắc xem liệu có phù hợp để tổ chức sự kiện hay không, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều phí thuê địa điểm.

7-  Theo sát


Lễ hội ra mắt không chỉ kết thúc sau khi bạn đã chuẩn bị xong mọi thứ. Hãy nghĩ về cách bạn có thể muốn theo dõi những người tham dự của mình sau buổi ra mắt vì nó mang lại cho bạn cơ hội để cảm ơn họ đã đến và có thể gửi cho họ một khoản chiết khấu dành riêng cho sản phẩm của bạn.

Mark nói: “Một cách dễ dàng là đảm bảo rằng bạn có địa chỉ email của mọi người khi họ xác nhận việc tham dự, bằng cách đó, bạn có thể liên hệ với họ bằng cách gửi email sau sự kiện.


Vì vậy, bạn đã có nó – tổ chức một sự kiện ra mắt đáng nhớ không chỉ là để chuẩn bị cho địa điểm ấn tượng nhất hoặc một danh sách khách mời đầy khách VIP – mà còn là việc biết khán giả của bạn và chú ý đến các chi tiết tốt hơn. 

Được viết bởi Anastasia Miari