Một cuốn sổ tay đơn giản cũng trở thành cứu tinh cho công việc của bạn. Lập kế hoạch trên giấy giúp bạn tạm xa thế giới online. Bạn cũng có thể sử dụng nó ở bất cứ đâu, kể cả nơi không có tín hiệu Wi-Fi hay điện thoại bị hết pin. 

Tuy nhiên, không nhất thiết phải là lập kế hoạch trên giấy mới đem lại hiệu quả công việc cho bạn. Đối với nhiều người, cách tốt nhất để sử dụng sổ ghi chép làm việc là kết hợp với các công cụ kỹ thuật số cũng giúp tối đa hóa năng suất. 
Nếu bạn tối đa hóa việc sử dụng sổ ghi chép của mình cho công việc, nó có thể mang lại hiệu quả thực sự cho ngày làm việc của bạn. Dưới đây là 9 mẹo hữu ích về cách sắp xếp sổ tay của bạn để đạt năng suất cao nhất:

_{1.    Biết bạn cần gì từ sổ ghi chép cho công việc của mình}

Mọi dự án thành công đều bắt đầu với giai đoạn lập kế hoạch và việc tạo ra một hệ thống phù hợp trong sổ ghi chép cũng không ngoại lệ. Hãy suy nghĩ về cách sắp xếp sổ ghi chép của bạn trước khi bạn mở nắp bút. 
Bắt đầu bằng cách tự hỏi bản thân một số câu hỏi để giúp tìm ra cách lập kế hoạch có thể hữu ích nhất cho bạn.
• Nghiệp vụ của bạn liên quan đến những công việc thường xuyên nào?
• Bạn cần biết những gì và khi nào?
• Bao lâu thì bạn có thể viết ra ghi chú hoặc xem lại chúng?
• Ai khác (nếu có) cần hiểu hệ thống?
Nếu hình dung bạn sẽ sử dụng sổ ghi chép của mình trong thói quen hàng ngày, thì bạn sẽ ngồi xuống và cập nhật nó vào mỗi buổi sáng, hay vào cuối ngày? Bạn sẽ mang nó đến các cuộc họp, giữ nó trong túi của bạn, hay nó sẽ nằm trên máy tính để bàn hoặc trong ngăn kéo của bạn?
Suy nghĩ về những yếu tố này sẽ giúp bạn chọn được kích thước và định dạng sổ tay phù hợp. Nếu kế hoạch của bạn định để trong ba lô hoặc ví, bạn có thể tìm một cuốn sổ ghi chép có kích thước nhỏ hơn với bìa cứng.

_{2.    Lựa chọn hệ thống phù hợp cho sổ ghi chép của bạn}

Hiện nay, việc lập kế hoạch trên giấy đang được các tổ chức nhìn nhận lại một cách nghiêm túc bên cạnh việc sử dụng các ứng dụng trên điện thoại và máy tính xách tay. Điều đó có nghĩa là có một loạt các hệ thống tổ chức lựa chọn sổ ghi chép để lập kế hoạch cho công việc. Đơn cử như Bullet Journal – được cho là cha đẻ của tất hệ thống phân bổ công việc hàng tuần, Ma trận Eisenhower hoặc phương pháp Strikethru.
Hãy dành thời gian nghiên cứu các hệ thống mà những người khác đã phát triển để xem có hệ thống nào phù hợp với bạn không. Bạn có thể lựa chọn các yếu tố phù hợp với mình và kết hợp tạo hệ thống của riêng bạn hoặc đưa ra phương pháp của riêng bạn ngay từ đầu.
Điều quan trọng là bạn cần đảm bảo loại hệ thống tổ chức bạn chọn phù hợp với bạn, thay vì trở thành một nhiệm vụ khiến bạn tốn nhiều công sức hơn là tiết kiệm. Nếu hệ thống máy tính xách tay của bạn không phù hợp với nhu cầu của bạn, thì hãy cất nó vào ngăn kéo thay vì góp phần giảm năng suất của bạn.

_{3.    Đánh số trang} 

Bước này sẽ giúp việc sử dụng bảng kế hoạch của bạn dễ dàng hơn nhiều. Dù bạn đang sử dụng bố cục nào, ngay sau khi bạn mở cuốn sổ mới của mình, công việc đầu tiên là viết số trang. Bạn có thể thêm chúng vào mọi trang hoặc đánh số từng trang, tùy thuộc vào kích thước của trang và bạn sẽ sử dụng chúng để làm gì.

_{4.    Thêm mục lục}

Một điều mà gần như tất cả những người đam mê sử dụng sổ tay lập kế hoạch là họ đều đồng ý tầm quan trọng của trang mục lục. Cho dù bạn là người mới bắt đầu sử dụng thì một trang mục lục có thể là điều đặc biệt mà sổ tay của bạn cần.
Mục lục thường là một trong những trang đầu tiên và nó liệt kê nội dung của phần còn lại của cuốn sách. Đây là nơi các số trang của bạn xuất hiện. Bạn sẽ tham chiếu chúng trong mục lục và ghi chú ngắn gọn nội dung của mỗi số trang.
Ví dụ:
• 13. Tổng kết tháng Giêng
• 42. Sách nên đọc
• 54. Danh sách quà tặng bí mật của ông già Noel

_{5.    Làm cho cuốn sổ ghi chép của bạn đầy màu sắc}

Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để sắp xếp sổ ghi chép một cách hiệu quả, màu sắc chính là một công cụ tuyệt vời để làm cho sổ kế hoạch của bạn hoạt động tốt hơn và thêm một lớp thông tin khác ngoài chữ viết. 
Bạn có thể sử dụng bút đánh dấu màu để: Xác định các danh mục hoặc chủ đề khác nhau; danh sách việc cần làm của mình.  Bạn cũng có thể viết bằng các loại mực, nét vẽ có màu khác nhau cho các công việc cấp bách, tốn thời gian hơn để nổi bật so với phần còn lại.
Nếu bạn sử dụng nhiều hơn một vài màu, hãy thêm chú thích màu vào đâu đó trong cuốn sổ của bạn, có thể sau mục lục để nhắc bạn sơ qua về ý nghĩa của từng màu.

_{6.    Sử dụng giấy nhớ}

Bạn có thể thêm chức năng và làm cho sổ tay của mình trở nên độc đáo hơn bằng cách sử dụng văn phòng phẩm (giấy nhớ)
Thêm ghi chú có thể là một cách tiện dụng để sắp xếp lại công việc nhiều lần khi bạn cần. Thay vì viết trực tiếp trên trang, hãy viết các nhiệm vụ hoặc mốc thời gian vào giấy nhớ và đặt chúng vào mức chênh lệch hàng tuần hoặc hàng ngày của bạn. Nếu các mức độ ưu tiên thay đổi, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi, thêm hoặc xóa chúng. Giấy nhớ cũng tạo ra các ngăn chia phần tiện dụng khi bạn đặt chúng ở rìa các trang.
Nhãn dán, kẹp và băng washi cũng là những cách phổ biến và tiện lợi để tùy chỉnh nhật ký của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng chúng để tô màu mã, đánh dấu văn bản, hoặc trang trí các tháng, phần khác nhau một cách riêng biệt theo phong cách của riêng bạn.

_{7.    Phân chia sổ ghi chép công việc của bạn}

Nếu bạn có một số dự án lớn đang cần hoàn thành cùng một lúc hoặc vai trò công việc của bạn liên quan đến một số lĩnh vực khác nhau, thì cuốn sổ ghi chép của bạn cũng nên phản ánh được điều đó. Ví dụ: nếu bạn điều hành một blog và hai tài khoản mạng xã hội đồng thời chịu trách nhiệm tiếp thị qua email, bạn sẽ cần 4 phần riêng biệt.
Cũng có thể hữu ích khi phân chia sổ ghi chép của bạn theo các cách khác nhau mà bạn sử dụng. Ví dụ: bạn có thể dành một phần cho danh sách việc cần làm, một phần khác để ghi chú trong các cuộc họp và phần khác cho các mục tiêu và mục tiêu bạn cần đáp ứng hàng tháng hoặc hàng quý.
Sử dụng ruy băng đánh dấu để chia sổ tay của bạn thành các chuyên mục khác nhau để bạn có thể lật giữa chúng một cách dễ dàng.

_{8.    Sử dụng nhiều cuốn sổ ghi chép}

Đôi khi, một cuốn sổ là không đủ. Nếu bạn cần một cuốn sổ ghi chép để sắp xếp công việc phù hợp với mình, tại sao không mở rộng việc lập kế hoạch của bạn thành nhiều cuốn sổ?
Bên cạnh sổ kế hoạch chính của bạn, bạn có thể có một sổ ghi chép cuộc họp cung cấp cho bạn các công việc chuẩn bị trước cuộc họp cũng như danh sách các nhiệm vụ theo dõi. Hoặc một cuốn sổ sáng tạo với các trang trống hoặc chấm để ghi lại các ý tưởng liên quan và phác thảo các hệ thống và quy trình cho các dự án của bạn.
Đối với một số người, sẽ rất hữu ích khi có một cuốn sổ bỏ túi khi đang di chuyển, có thể được sử dụng cho các ghi chú sơ bộ và các nhiệm vụ đặc biệt, đồng thời cũng là một bảng kế hoạch để bàn có cấu trúc và bố cục có chủ đích hơn.
Nếu bạn sử dụng nhiều sổ tay cùng loại, hãy cân nhắc mua các loại sổ có màu sắc khác nhau hoặc dán nhãn để bạn có thể dễ dàng phân biệt chúng khi lấy một quyển sổ từ bàn làm việc hoặc đóng gói để đi làm vào buổi sáng.

_{9.    Sử dụng túi dán đi kèm với sổ tay} 

Sử dụng túi dán đi kèm với sổ của bạn để lưu trữ bất kỳ ghi chú nào khi bạn đang di chuyển, cùng với những thứ như biên lai cho chi phí kinh doanh, tem và vé xe. Bạn cũng có thể sử dụng nó để giữ một danh thiếp tiện dụng mọi lúc!
Nếu sổ của bạn không có túi đi kèm, bạn có thể tạo sổ bằng cách đính một mảnh hình chữ nhật hoặc giấy cứng vào bìa trong ở ba mặt bằng băng dính hoặc ghim.